O CSBC (Congresso da Sociedade Brasileira de Computação) é o maior e mais abrangente evento organizado pela SBC. Em 2011, o CSBC teve aproximadamente 2 mil congressistas e trezentos trabalhos apresentados. Parte do sucesso do CSBC 2011 está associada aos esforços da equipe de voluntários, a qual teve pouco mais de 50 alunos de graduação e pós-graduação, da UFRN (principalmente) e de outras instituições locais. Neste artigo explicamos quais são os benefícios e obrigações de um voluntário do CSBC além de relatar nossa experiência como voluntário.

O CSBC (Congresso da Sociedade Brasileira de Computação) é o maior e mais abrangente evento organizado pela SBC. A proposta do CSBC é promover e incentivar a troca de experiências entre comunidades científicas, acadêmicas e profissionais na área da Computação no âmbito nacional e internacional. No ano de 2011 o evento foi realizado no Centro de Convenções em Natal/RN durante os dias 19 a 22 de agosto, sob organização do Departamento de Informática e Matemática Aplicada (DIMAp) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN) e sob coordenação geral dos Professores Martin Musicante e Thais Batista. O tema da edição de 2011 foi “Computação para todos: No caminho da evolução social”, que guiou as discussões propiciando a reflexão dos participantes em torno da inclusão das minorias, visando diminuir as diferenças dos diversos estratos da população no acesso à tecnologia. Entretanto o CSBC, por ser de caráter generalista, não limitou as discussões apenas sob esse tema. Para isso, o evento foi composto por 17 sub-eventos das mais variadas naturezas, com atividades de formação, concursos acadêmicos, eventos científicos, políticos, de planejamento acadêmico e ainda discussões sobre problemas gerais da área.

O CSBC 2011 contou com a participação de aproximadamente dois mil congressistas, sendo 78.8% deles estudantes das várias regiões do país e os profissionais da área, por sua vez, consistiram em 21.2% dos participantes. Além disso, mais de trezentos trabalhos foram apresentados, os quais foram criteriosamente selecionados pelos comitês de programa de cada sub-evento. Por fim, a equipe de voluntários contava com pouco mais de 50 alunos de graduação e pós-graduação da UFRN (principalmente) e de outras instituições locais.

Normalmente os voluntários são pessoas ligadas ao meio acadêmico, principalmente alunos de graduação e pós-graduação da instituição que realiza o CSBC. Nos voluntários é depositada a confiança dos coordenadores gerais para execução das ações de planejamento e organização do CSBC. Para ser voluntário não é necessário ter nenhum curso ou formação em cerimonial/organização de evento ou coisas do tipo. Por parte do voluntário é esperado a tomada de decisões e ações rápidas, que saiba se comunicar bem, que trabalhe em grupo e, acima de tudo, seja responsável e cumpra com os compromissos. Nos treinamentos, que antecedem ao evento, as habilidades gerenciais e organizacionais são desenvolvidas para que o voluntário execute com perfeição as tarefas que lhe foram atribuídas e que, durante o evento, o voluntário sempre encontre uma solução para os problemas que surgirão ou então saiba a pessoa correta a quem recorrer para resolvê-los.

Ser voluntário não significa somente trabalhar. Ser voluntário do CSBC é uma oportunidade de ter uma visão diferente de um evento científico. Sair da óptica de participante para experimentar a óptica de organizador. Saber o que se passa nos bastidores de um grande evento e lidar com situações nunca antes imaginadas proporcionam aos voluntários grandes contribuições para sua formação acadêmica e pessoal. O convívio direto com os participantes torna possível aumentar a rede de contatos, fazer novas amizades e conhecer pesquisas e pesquisadores de várias localidades e instituições diferentes.

Com os organizadores do CSBC 2011 Martin e Thais: Alessandro Marro, Alessandro Stamatto, Alyson Souza, Ana Luisa Medeiros, Andreza Medeiros, Claudionor Lima, Daniel Aguiar, Diego Oliveira, Eduardo Silva, Elionai Melo, Everton Ranielly Cavalcante, Felipe Silva, Frederico Lopes, Gilbran Andrade, Gildson Hamon, Gustavo Alves, Helida Salles, Helton Araujo, Iago Silva, Maria Jane de Queiroz, João Gabriel Camargo, João Paulo Confessor, Julio Cesar dos Santos, Keivilany Coelho, Larissa Leite, Lidiane Santos, Lucas Pereira, Marco Romano, Matheus Sousa, Nathan Olinto, Paulo Junior, Placido Neto, Railma Freitas, Raul Paradeda, Rebeca Maia, Renato Almeida, Renato Sarmento, Ricardo Galvão, Roniceli Moura, Sarah Sakamoto, Taniro Rodrigues, Tassia Freitas, Thiago Menezes, Thiago Pereira e Thomas. Observação: nem todos os alunos aparecem na foto acima

Em meados de fevereiro de 2011, os coordenadores do CSBC realizaram o recrutamento de voluntários e agendaram as primeiras reuniões. As reuniões, inicialmente realizadas semanalmente, contavam com a presença dos alunos voluntários, coordenadores locais, os coordenadores gerais e algumas vezes alguns convidados, como por exemplo, fornecedores. Os principais objetivos dessas reuniões eram indicar as atividades dos voluntários e receber o feedback dos coordenadores locais a cerca do andamento de cada evento.

Dias antes do evento, iniciaram os trabalhos dos alunos voluntários no Centro de Convenções de Natal para a preparação de mochilas, salas, certificados, entre outros. A primeira tarefa exigiu trabalho braçal da equipe, pois tínhamos um caminhão inteiro de materiais para transportar da UFRN para o Centro de Convenções. Depois do transporte e alocação dos materiais, a equipe foi dividida em três frentes de trabalho: a primeira era responsável pela preparação das mochilas contendo todo o material dos patrocinadores do evento; a segunda trabalhava na instalação da rede; e a última trabalhava na organização da secretaria.

Com tudo pronto, esperávamos ansiosamente pelo primeiro dia do evento para ver o início de um trabalho que havia iniciado meses antes. As primeiras horas de evento na secretaria foram bastante agitadas, centenas de participantes faziam filas para realizar credenciamento ou até mesmo a inscrição. Devido à estratégia de entrega de credenciamento montada, cerca de duas horas após a abertura do evento já não haviam filas para credenciamento. No restante dos dias, a maior parte dos atendimentos da secretaria estavam relacionados à entrega de certificados e emissão de recibos aos participantes do evento. A equipe de redes manteve esforços durante todo o evento para manter a rede em pleno funcionamento. A equipe que havia sido responsável pela montagem das mochilas, agora cuidava das salas, verificando o credenciamento dos participantes na entrada e auxiliando os coordenadores e palestrantes.

Ao fim do quarto dia de evento, os coordenadores gerais reuniram toda a equipe de alunos voluntários para comunicar o sucesso do evento e prestar agradecimentos pelo trabalho e dedicação da equipe.

Os cerca de 50 alunos voluntários foram organizados em diferentes equipes, sendo elas: equipe da secretaria, redes, transporte, salas e equipe de volantes. A equipe de secretaria foi responsável pelas inscrições e credenciamento dos participantes. A equipe de redes instalou toda a infraestrutura de redes nas salas e áreas comuns do Centro de Convenções e manteve a conectividade durante o evento. A equipe de transporte foi responsável por fazer as viagens com os ônibus, contratados pelo evento, para fazer o traslado dos participantes dos hotéis até o local do evento e vice-versa. Os alunos da equipe de salas deram suporte aos apresentadores e palestrantes e controlavam o acesso às salas. Por fim, a equipe de volantes tinha como responsabilidade encaminhar recados e substituir alunos das outras equipes além de ajudar na resolução dos problemas que surgiam durante cada dia do evento. Esta equipe é tão importante como as outras uma vez que, em um evento de grande porte, os volantes são responsáveis por comunicar e agilizar o processo de correção de eventualidades.

Seguem algumas dicas e sugestões para que os próximos organizadores e voluntários do CSBC possam se basear e evitar alguns imprevistos e problemas.

Em primeiro lugar, deve-se deixar bem claro que a pessoa que se ofereceu para ser voluntário do evento deve se comprometer com o mesmo, ou seja, a pessoa deve ser pontual, educada e estar disposta a ajudar e, muito importante, não faltar, pois é muito difícil alocar outra pessoa no lugar onde o faltoso estava alocado. Inclusive, o voluntário deve estar disposto a participar das reuniões organizadas previamente pelos organizadores do evento, pois são nestas reuniões que são direcionadas as tarefas e fornecidas às diretrizes do congresso.

Não basta apenas estar bem definida a função de cada voluntário, é necessário que cada um saiba um pouco das funções dos outros, pois em alguns casos, será necessária a reposição e/ou realocação de pessoas.

Se possível, contratar uma empresa especializada em organização de eventos para auxiliar os professores organizadores. Desse modo, essa empresa será responsável para entrar em contato com fornecedores (gráficas, hotéis, equipamentos, dentre outros), patrocinadores, etc. Assim, os professores organizadores do evento poderão se dedicar à tomada de decisões e à parte científica do evento.

Outra dica importante é contratar uma empresa de segurança para supervisionar o material do evento, principalmente o material da secretaria, pois é praticamente impossível realizar a montagem e desmontagem dos equipamentos no início e ao final de cada dia.

Ainda se possível, disponibilizar rede sem fio e ilhas de computadores para os congressistas e para as pessoas realizarem novas inscrições no sistema do evento. É importante montar uma ilha de computador fora do espaço onde apenas congressista podem entrar, pois estes espaços serão usados por congressistas que ainda não fizeram suas inscrições e conseqüentemente ainda estão sem crachá.

Voluntários que ficaram responsáveis em trabalhar na secretaria devem ser pontuais, educados, saber exatamente o que está acontecendo (sala e horário), conhecer a cidade e o local onde está sendo realizado o congresso, pois é na secretaria que os congressistas tiram dúvidas e tem o primeiro contato com o evento. Além disso, os voluntários devem estar preparados para imprevistos, como ficar sem Internet, as impressoras falharem, faltar material dentre outros problemas. Inclusive, a secretaria deve ser o primeiro local do evento a funcionar. Seguem algumas sugestões importantes para este setor do evento, pois a secretaria concentra muitas responsabilidades que determinam o sucesso do evento:

• No primeiro dia do congresso, alocar duas ou mais pessoas para receber novas inscrições, pois é neste local que aconteceu a maior fila, inclusive se possível, alocar uma máquina de cartão de crédito e débito e um caixa para cada pessoa;
• Responsabilizar duas ou mais pessoas para a impressão de novos crachás e certificados, colocar material individual para cada pessoa, ou seja, impressoras individuais para cada responsável, entretanto, deve-se estar preparado para problemas que possam acontecer com as mesmas;
• Tentar colocar os responsáveis do caixa no mesmo espaço que os responsáveis pela impressão de crachá e certificados, pois o material dos novos inscritos são emitidos na hora da inscrição;
• Colocar o credenciamento próximo à impressão de novos crachás e certificados, pois isso agiliza o processo, assim os congressistas que não estão na lista do credenciamento podem se dirigir à área de impressão para verificar se o mesmo está inscrito no sistema; caso contrário, é necessário realizar uma nova inscrição no caixa;
• Ter à disposição da secretaria uma máquina copiadora e uma máquina de fax;
• No credenciamento, dividir as letras do alfabeto de acordo com a quantidade de inscritos para cada letra, tentando deixar uma média para cada intervalo de letra, exemplo: de ‘a’ a ‘c’ 300 inscritos, de ‘d’ a ‘h’ 290 inscritos, de ‘i’ a ‘m’ 295 inscritos, e assim por diante;
• Outra sugestão é alocar uma pessoa para entrega e conferência do material. Cada pessoa pode ficar responsável por duas faixas de letras no credenciamento, agilizando assim o processo, pois enquanto um voluntário verifica o nome do congressista na lista, outra pessoa coloca o material ao lado deste;
• Nunca deixar a secretaria vazia em horário de funcionamento;
• Durante a entrega do material aos congressistas, repassar todas as informações importantes e pedir que verifiquem o material a procura de defeitos;
• Sempre ter material extra na secretaria, como, tonner para as impressoras, adaptadores para tomadas, filtros de linha, papel para impressão de crachá e certificados, entre outros;
• Dentro do espaço da secretaria deixar um voluntário responsável para realizar o check-in online dos palestrantes e convidados do CSBC, pois há um aumento neste tipo de tarefa nos dois últimos dias do congresso;
• Determinar uma pessoa para a confecção e distribuição de recibos de pagamento, esse serviço é muito requisitado em todos os dias do evento;
• Previamente, efetuar a montagem e impressão das atividades das salas que irão ser dispostas na porta de cada, no início de cada dia modificar os horários e as atividades em cada sala antes do início das atividades do evento;
• É importante ter rádios de comunicação para as equipes que compõem a organização do evento, determinando um canal para cada equipe. Testar os rádios periodicamente e recarregá-los sempre ao final de cada dia do evento;
• Os responsáveis no credenciamento devem verificar se o congressista é estudante ou não, caso seja, solicitar documento comprobatório de estudante; caso contrário, os responsáveis devem estar devidamente instruídos para orientações.

Ainda como dica importante é ser bem humorado e descontraído, sempre abordar o congressista com um bom dia, boa tarde e boa noite, e levar em consideração que muitos deles passaram por uma viagem cansativa e desgastante para chegar ao evento. Por fim, um evento de nível nacional e de extrema importância para a área da computação deve haver comprometimento e disposição de voluntários e professores para que o mesmo seja um grande sucesso, para que imprevistos sejam resolvidos rapidamente e que ao final todos tenham a sensação de dever cumprido.

Acreditamos ser um privilégio participar da organização de um evento como o CSBC. Essa experiência nos proporcionou uma troca cultural e de conhecimentos através do contato com estudantes, profissionais, professores e pesquisadores de todas as regiões do Brasil e até mesmo de outros países. E o mais gratificante foi ver que o nosso esforço recompensado pela quantidade de elogios recebidos por parte dos participantes sobre a organização do evento, onde todos os alunos envolvidos se doaram integralmente ao evento.

Esperamos que esse texto sirva como fator motivador para a candidatura de novos voluntários e que as dicas ajudem a melhorar cada vez mais a organização dos próximos Congressos da Sociedade Brasileira de Computação.