O ponto de vista de alunos voluntários.

Um evento de porte nacional como o CSBC exige muitos preparativos e tem de existir uma equipe na organização de tudo. E é nessa equipe de organização que surgem os voluntários dispostos a ajudar e a colaborar com o sucesso do evento. Nesse artigo relatamos a nossa experiência como alunos voluntários na organização do CSBC 2010 e respondemos a algumas perguntas cruciais. Por que participar de um congresso? Por que se voluntariar para fazer parte da organização do congresso? Quais os conselhos para os próximos voluntários?

O CSBC é o maior evento da Sociedade Brasileira de Computação, no qual são apresentados e questionados temas recentes das novas tecnologias educacionais, científicas e profissionais. O evento conta com a participação de professores, pesquisadores, estudantes e profissionais do Brasil e do exterior. Ao contrário do que muitos pensam, participar de um congresso não se resume em simplesmente assistir palestras, mas em descobrir e compartilhar conhecimentos, experiências e possibilidades. Nós, alunos voluntários da organização do XXX Congresso da Sociedade Brasileira de Computação, pudemos notar nos outros participantes do congresso a animação e o interesse em discussões que eram iniciadas nas palestras e trazidas para fora dos auditórios, onde conseguíamos ver com clareza que eles as levariam consigo ao retornarem para suas vidas acadêmicas e/ou profissionais.

A participação de um evento de tamanha importância como o CSBC nos proporciona um enriquecimento muito grande. É sempre notável para um profissional da área de computação estar por dentro das novidades que acercam os nossos meios de trabalho. Seja estudante de graduação, mestrado ou doutorado, o importante é aproveitar para conhecer o trabalho de pesquisadores de outras instituições, discutir ideias novas e poder contribuir dando continuidade a um trabalho apresentado no próprio evento, ou até mesmo através dos diversos cursos de atualização que ocorrem durante o congresso. Além de ampliar os nossos conhecimentos, o CSBC proporciona uma troca cultural com profissionais de todo o país. Para quem deseja seguir carreira acadêmica ou estar constantemente atualizado e preparado para o mercado, participar de um evento desta magnitude se torna crucial e simplesmente indispensável.

Diante disso, aconselhamos a todos que tenham a oportunidade de ter este evento em sua cidade que participem, se inscrevam como voluntário e aproveitem ao máximo a chance de conversar com estudantes e profissionais de sua área de pesquisa de diversas instituições nacionais ou até mesmo internacionais.

O Brasil é um país geograficamente muito grande e realizar um evento do porte do CSBC em sua cidade é uma conveniência que não pode ser descartada. Participar desse acontecimento junto dos organizadores é um privilégio. Privilégio não só por fazer parte dessa história, mas também por ver a credibilidade existente e a confiança depositada pelos organizadores em nós, alunos voluntários.

Mas como nem tudo é um “mar-de-rosas”, ao trabalhar no congresso, percebemos que não há garantia de que tudo sairá como o esperado, uma vez que imprevistos podem e provavelmente irão acontecer. Exemplos de tais imprevistos não faltam: falha na conexão do datashow com a máquina disponível para a apresentação do palestrante, falta de espaço para a inclusão de mais cadeiras em uma sala lotada, falha de microfone, ou até mesmo a impressão de certificados incorretos que precisam ser corrigidos e reimpressos. A lista de imprevistos não para por aí e como nos empenhamos para resolver os contratempos ocorridos, nem sempre é possível reservar um espaço para assistir uma determinada palestra.

Entretanto, por outro lado, você se torna um guia, uma referência de apoio e auxílio, dedicado a um evento que recebe um alto número de participantes, sendo que muitos deles visitam pela primeira vez a cidade em que o congresso é realizado. Você ajuda os participantes desde questões como o horário das palestras até sugestões de atrações turísticas da cidade e das proximidades. É claro que não é necessário conhecer tudo que a cidade pode oferecer aos turistas, desde que você saiba orientá-los a procurar alguma agência de turismo para obter informações mais detalhadas. Assim como também não é necessário decorar o quadro de horários das palestras, desde que você o tenha sempre em mãos para consultá-lo. Em princípio não existe nenhum grande treinamento pré-congresso, apenas orientações nos são passadas e a partir delas, cabe a nós estarmos dispostos a ajudar.

Antes de trabalhar, você visa apenas cumprir horários e resolver os problemas, porém durante as atividades você percebe que a sua participação é bem maior do que isso. Às vezes pessoas lhe abordam procurando saber o tema que será transmitido na palestra, ou então, pedem sugestões sobre quais palestras assistir, você dialoga com elas e desenvolve opiniões sobre os mais diversos assuntos abordados. Portanto, saber o que está acontecendo ao seu redor é indispensável para manter esse contato vivo. É também através desse tipo de contato que temos a oportunidade de conhecer melhor a história e a cultura dessas pessoas de vieram dos mais distintos locais do país e do exterior.

Caso você deseje se tornar voluntário da organização do próximo CSBC ou de qualquer evento da área de computação, considere atentamente as seguintes dicas e conselhos:

• Para fazer o melhor possível, tente prever os prováveis acontecimentos pra ter em mãos as ferramentas necessárias em tempo hábil.
• É aconselhável conhecer toda a equipe e se integrar a ela não só como membro, mas como uma família, porque ninguém trabalha sozinho, muito menos em um evento de grande porte.
• Procure saber quais são as suas tarefas, e se possível iniciá-las com antecedência. Isso é importante, pois dessa forma evita-se que integrantes que ainda não tiveram contato com certa atividade, percam muito tempo aprendendo-a ao invés de auxiliarem em alguma outra tarefa que já possuem domínio.
• A comunicação constante entre os integrantes da organização (alunos voluntários, professores e funcionários) é indispensável, principalmente quando ocorrer alguma falha ou alguma mudança de última hora.
• Também é importante compartilhar as experiências, pois assim todos os integrantes saberão a maneira correta de proceder diante de situação semelhante.
• Se o evento for realizado no campus de sua instituição e se você não conhece a sua universidade, procure conhecer melhor. São muitos eventos em paralelo, é essencial saber orientar sobre a localização dos prédios, das salas, onde ficam as lanchonetes, banheiros, etc. Nessas horas, o guia com os horários dos eventos será o seus melhor amigo, tenha sempre ele em mãos.
• Nesse caso, é igualmente importante conhecer os arredores da sua universidade: onde ficam os bares, hotéis, restaurantes, pontos de ônibus, táxi e etc.
• E por fim, o conselho mais simples e mais impactante que nós compartilharemos é: a notável diferença que um sorriso no rosto causará naquele que vem até você a procura de ajuda. Ao ser recebida com um sorriso, a pessoa se sente mais confortada e confiará que você fará o possível para auxiliá-la.

Fabio Tirelo, coordenador geral do CSBC 2010 (ao centro de azul) e os alunos voluntários: Agripino Gabriel, André Monteiro, Breno Rocha, Camila Guedes, Cristian Cândido, Daniela Marinho, Elaine Borges, Fabrício Rodrigues, Felipe Gonçalves, Felipe Moreira, Gabriel Godoy, Guilherme Francis, Guilherme Gasparini, Gustavo Freitas, Henrique Batista, Igor Ilitch, Karina Haddad, Kelly Cristiane, Leonardo Bernardes, Leone Silva, Marcelo Abi-Acl, Marcia Cibele, Marcos Gabriel, Marcus Vinícius, Matheus Lincoln, Matheus Vilela, Mirna Silva, Monique Costa, Nelson Nunes, Pedro Galvão, Pedro Ribeiro, Rafael Eugênio, Rafael Henrique Brasil, Raquel Fernandes, Sylvestre Somo, Thiago Couto, Tiago Francisco, Vinícius Antônio, Vítor Barbosa, Wellington e Wladiston Paiva. Obs: alguns alunos do grupo de voluntários não estão presentes na foto.

Participar como aluno voluntário da organização do XXX Congresso da Sociedade Brasileira de Computação foi uma oportunidade ímpar que sem sombra de dúvidas contribuiu imensamente para o nosso crescimento pessoal e acadêmico. Ser voluntário em um congresso como o CSBC é uma experiência válida e altamente indicada. Agora, além da saudade do congresso que ocorreu aqui em Belo Horizonte, só nos resta a ansiedade para o próximo que será em 2011, lá em Natal.

»Esta é uma publicação eletrônica da Sociedade Brasileira de Computação – SBC. Qualquer opinião pessoal não pode ser atribuída como da SBC. A responsabilidade sobre o seu conteúdo e a sua autoria é inteiramente dos autores de cada artigo.