O que é Design Sprint? Sete dicas para facilitadores
Design Sprint é um processo inteligente de cinco dias para resolver problemas de todos os tamanhos e validar novas idéias.
Inventado na Google em 2010 por Jake Knapp, ele foi trabalhado com equipes em projetos como o Google X, Chrome e até Google Search. Desde 2012, foi sendo aperfeiçoado com mais de 150 startups na Google Ventures e depois, em 2016, o aprendizado foi compartilhado com o mundo no best-seller Sprint, o método usado na Google para testar e aplicar novas ideias em apenas cinco dias.
Sprint não ficou apenas na Google, e empresas em todo mundo realizam Sprints, tais como Startups (como Slack, Uber e Airbnb), grandes empresas (como Renault e Lego), agências (como IDEO e McKinsey), escolas (como Stanford e Columbia), governos (como o Reino Unido e a ONU) e até museus (como o Museu Britânico e o Smithsonian).
Neste artigo, compartilho um pouco desta metodologia que vem mudando a forma de pensar nas empresas e na sociedade.
As etapas do Design Sprint
A metodologia é baseada em Design Thinking e métodos ágeis. Os cinco estágios se conectam em um processo inteligente que inspira o compartilhamento de ideias e atividades práticas focadas no usuário.
Durante o processo, todos os participantes esboçam soluções com confiança, mesmo não sendo Designers.
Conheça os detalhes de cada etapa
ENTENDER (MAPA): Na primeira etapa, a equipe cria um mapa de seus serviços e escolhe um cliente-alvo e um momento-alvo para criar um foco estreito para o sprint. É estabelecida uma base para este mapa definindo uma meta otimista de longo prazo, e são listadas perguntas pessimistas, além de entrevistas objetivas com especialistas da equipe.
DIVERGIR: Em vez de um brainstorming em grupo (que geralmente produz idéias abstratas e superficiais), o Design Sprint conta também com o trabalho individual. Para criar soluções concretas e detalhadas, todos esboçam. O design normalmente é o domínio exclusivo dos designers, mas o Sprint oferece uma oportunidade única para todas as pessoas de uma equipe colocarem sua solução em igualdade de condições.
DECIDIR: As decisões de grupo são um pesadelo de argumentos de vendas, discussões e debates intermináveis. O sprint usa a tomada de decisões estruturada para aproveitar ao máximo a experiência de todos. É o momento da equipe tomar decisões melhores, mais rápidas e com mais opiniões.
PROTOTIPAR: O núcleo do sprint é o desenvolvimento de um protótipo realista em apenas um dia. Esse é um momento muito crítico para as empresas, mas o Sprint demonstra que existem técnicas para criar protótipo de qualquer produto ou serviço.
VALIDAR: No último dia de cada Design Sprint, a equipe testa seu protótipo com clientes-alvo reais. É possível estruturar essas entrevistas para garantir feedbacks reais.
Foto: prática de Design Sprint (arquivo pessoal da autora)
Dia a dia cresce o número de empresas que utilizam essa metodologia para desenvolver produtos e serviços, melhorar processos e economizar significativas quantidades de dinheiro e tempo.
Se você vai aplicar o 1º ou 101º Sprint, aqui vão 7 dicas que podem te ajudar:
1. Sem distrações!
Nenhum dispositivo deve ser utilizado em sala (exceção a regra: atividade demonstração relâmpago que acontece no segundo dia).
No início do Sprint combine com os participantes a utilização do celular, notebook, tablet ou qualquer outro aparelho do lado de fora da sala. Lembre aos participantes que os aparelhos poderão ser utilizados nos intervalos.
Isso porquê quando alguém utiliza um aparelho acaba tirando a atenção dos outros participantes também. Então, por respeito a todos os participantes, bora utilizar os aparelhos lá fora?
Faça uma lista de boas práticas, apresente no início das atividades e cole na parede. Se ainda assim alguém esquecer e acabar utilizando o celular, então você pode se aproximar da pessoa e pedir gentilmente para a pessoa atender do lado de fora da sala. Dica de mãe que também é super válida para facilitação: todo elogio é feito em público, já as críticas são feitas em particular.
2. Ambiente é tudo!
Receba os participantes com um sorriso e já no início apresente como será a jornada Sprint com energia e simpatia. Lembre ao grupo que o sucesso do Sprint é o resultado da dedicação e comprometimento de cada um. O facilitador é responsável por manter o ambiente alegre, amigável e colaborativo.
Sempre bom lembrar: gentileza gera gentileza e generosidade inspira!
3. Defina uma playlist fantástica!
Para os momentos de atividades em grupo, gosto de música eletrônica instrumental. As letras das músicas podem tirar o foco de alguns participantes. Cuidado com o volume, o som deve ser apenas perceptível!
4. O facilitador é a pessoa do tempo!
O temporizador vai te ajudar a marcar o tempo das atividades, entrevistas e o processo geral do sprint.
É importante ser flexível também: em momentos de grande interação, como o Fale com o Especialista, pode ser preciso mais tempo para o profissional responder às perguntas do grupo. E, tudo bem! Depois, compense esse tempo em outra atividade.
Gosto de utilizar dois temporizadores: um para marcar o tempo das atividades e outro para lembrar das pausas. Jake Knapp recomenda o temporizador Time Timer. Caso não tenha, pode ser o timer do seu celular e o despertador mesmo.
5. Quadros brancos são fundamentais! Se não tiver, improvise.
Caso não tenho quadro, um jeito legal para resolver é utilizando as divisórias da sala. Para isso, utilizo fita crepe azul demarcando para simular o quadro. Já vi outras pessoas utilizando barbantes para delimitar áreas de trabalho. Também já utilizei cartolinas e rolo de papel Kraft.
Claro que o ideal é ter o quadro, mas na falta dele, utilize os recursos disponíveis.
6. Não pule os intervalos!
O tempo máximo que conseguimos nos dedicar nesta imersão é 90 minutos. Então, entre 60 e 90 minutos faço uma pausa de 15 minutos. Claro que você precisa sentir o nível de energia do grupo para decidir quando pausar.
Precisamos oxigenar o cérebro e esticar o corpo. Estimule o alongamento, degustar uns snacks, beber um café e visitar o banheiro.
Lembrando que no universo corporativo os intervalos são fundamentais para ler e-mails e resolver questões urgentes do escritório. Pense que são 5 dias fora do local de trabalho, por isso as pausas são mais do que necessárias.
7. Refil Infinito
Para manter a energia dos participantes tenha sempre disponível aquele lanchinho delícia. Lanche de festa de aniversário sempre trazem boas memórias, mas não é a melhor alternativa. O que funciona muito bem são os lanches leves e nutritivos. Exemplos: banana, maçã, barrinha de cereal e mix de nozes. Bebidas como café, chá, suco e água também são bem-vindas! O ideal é ter a mesa do lanche disponível a todo momento como um refil infinito.
Dica de ouro: tenha sempre chocolates para quando você sentir que a energia do grupo está baixa e também como prêmio quando o grupo supera um grande desafio.
Se você ainda não conhece a metodologia Sprint, é bem provável que você venha a se encontrar com ela em empresas que for trabalhar.
Algumas formas de saber mais sobre o Design Sprint é através do livro Best seller escrito por Jake Knapp e, também, em organizações que oferecem eventos gratuitos, como o GBG Curitiba.
Sobre a Autora
Erica Marques: Community Lead no programa Global da Google GBG (Google Business Group Curitiba) e facilitadora do Design Sprint desde 2014. Na foto: Workshop Design Sprint no Massachusetts Institute of Technology (MIT) com o incrível Jake Knapp, criador da metodologia e autor do best seller Design Sprint.
Aqui no Brasil, conheci o Sprint através da comunidade Google Business Group quando era líder nacional. Como líder desta comunidade participo de vários treinamentos e quando conheci o Sprint percebi a importância! Tão simples e fácil de trabalhar com equipes muito diversas que iniciei uma jornada incansável de compartilhamento chegando a mais de 100 oficinas de Design Sprint em cenários como equipes de engenharia (Renault), gestores e equipes (Paraná Banco), líderes nacionais (Escoteiros do Brasil) e até mesmo no governo com integrantes do espaço do Coworking Worktiba (Prefeitura de Curitiba) que juntos encontraram uma solução inovadora para o Passeio Público de Curitiba.
Tive a grande oportunidade de aprender essa metodologia na sua fonte original, na empresa Google. Participei de atualizações presenciais na Google Singapura, Google São Francisco (Vale do Silício) e Google Nova York.
Em janeiro de 2020 tive a maior experiência que uma pessoa pode almejar com Design Sprint que foi participar do treinamento com o criador da metodologia Jake Knapp no MIT (Massachusetts Institute of Technology) em Boston, Estados Unidos.
Viver o Sprint: Se você quiser vivenciar a metodologia via videoconferência ao vivo para facilitadores, participe de uma Master Class Live com a autora! Mais informações: www.sprintxp.com.br
Como citar esse artigo:
Marques, E., 2020. O que é Design Sprint? Sete dicas para facilitadores. SBC Horizontes. ISSN: 2175-9235. Disponível em: http://horizontes.sbc.org.br/index.php/2020/04/12/o-que-e-design-sprint-sete-dicas-para-facilitadores/
