Participação e organização de eventos virtuais: o que vivenciamos e aprendemos nessa nova dinâmica
Por Leticia Machado, Andréa Konzen, Cristiano Maciel, Jean Cheiran e Deógenes Junior
Em Junho de 2020 eu, Leticia, estive (digitalmente) em Siegen na Alemanha e da minha casa dividi a tela do Zoom com os participantes, palestrantes e chairs do ECSCW 2020 (European Conference on Computer-Supported Cooperative Work). E vocês: com quem e onde dividiram suas telas nas conferências e eventos de 2020?
Sim, o ano de 2020 chegou e foi mostrando para o mundo que a mudança estava (e ainda está) nos chamando para dançar!
Participar e organizar conferências virtuais no ano de 2020 nos permitiu viver um grande experimento social. Com a crise global de saúde no início de 2020, as medidas de distanciamento social durante a pandemia da COVID-19 nos levaram para dentro de nossas casas.
Todos os setores e serviços foram impactados pela COVID-19, alterando de maneira repentina a dinâmica da vida pessoal e profissional da humanidade. Com as conferências, eventos científicos e seus comitês organizadores, o impacto não foi diferente.
As viagens para as conferências nacionais e internacionais foram suspensas e os encontros presenciais foram levados para o ambiente digital, onde inúmeras ferramentas e sistemas de comunicação e colaboração viabilizaram encontros virtuais.
“Saímos do analógico para o mundo digital dos eventos. A transição do físico para o digital no contexto de eventos virtuais seguirá ainda em 2021.”
Com muitas dúvidas e com as certezas trituradas, o ano de 2020 desafiou os organizadores de eventos. Estes se viram na situação de transformar todo o planejamento conhecido de organizar um evento físico e presencial para um contexto digital, remoto e absolutamente novo para a grande maioria dos seus organizadores e participantes, especialmente se considerarmos o histórico presencial dos eventos.
A limitada experiência com as ferramentas, dinâmicas e organização de conferências online/virtual precisou ser superada. Primeiro, com a tomada de decisão em manter a realização do evento, agora na “nuvem”, e, em segundo, aprender a “não saber” e, com humildade e coragem, buscar aprender juntos.
Aprendizado
As primeiras conferências virtuais começaram a produzir materiais (vídeos, podcasts, webinars, relatórios etc.) para auxiliar organizadores a encarar o desafio de fazer acontecer um evento virtual e criar a experiência digital de participar de um evento nesse contexto.
As pessoas organizadoras pioneiras das conferências virtuais de 2020 sentiram que era necessário dividir lições aprendidas sobre suas experiências inéditas: o que deu certo e o que não funcionou durante os eventos virtuais que coordenaram, como compor as finanças neste novo modelo, técnicas utilizadas para lidar com fusos horários diferentes, escolha de infraestrutura técnica, alternativas para reestruturar a programação do evento, entre tantos outros aspectos que precisaram ser reconhecidos e adaptados para as novas características que os eventos virtuais demandam.
Um dos primeiros documentos compartilhados para adaptar eventos presenciais em eventos virtuais foi o ACM Report on Virtual Conferences, um documento amplamente divulgado e elaborado de forma coletiva por meio de uma força tarefa liderada pelo Comitê da Association for Computing Machinery – ACM.
O guia, que recebe contribuições abertas da comunidade, busca integrar recomendações de ferramentas, ideias, dicas e melhores práticas para realizar uma conferência virtual. A ACM também hospedou um forum de discussão para organizadores de conferências compartilharem experiências e discutir questões entre eles.
Ainda, dentro do conjunto de ações para compartilhar vivências, recomendações e ideias internacionais sobre a transição de eventos presenciais para o contexto digital, a IEEE Virtual Reality 2020 divulgou um podcast para dividir lições aprendidas.
Outros exemplos são o webinar organizado pela Society for Learning Analytics Research (SoLAR) que ativamente contribui para a organização da Conferência International Learning Analytics and Knowledge (LAK) e, por fim, o documento de guia, questões e respostas sobre eventos virtuais criado pela IEEE Computer Society: IEEE – Virtual Conference Resource Guide & FAQs.
No Brasil, entre as diversas ações da SBC (Sociedade Brasileira de Computação) para enfrentamento da pandemia da COVID-19, a SBC organizou no seu site institucional a Central SBC COVID-19, com o objetivo de promover e integrar as ações da SBC na utilização das plataformas e tecnologias digitais para o trabalho remoto (home office), aulas e eventos não presenciais.
Também foi disponibilizado pelos coordenadores do XL CSBC 2020 um relatório técnico de estudo comparativo de ferramentas de webconferência disponíveis no mercado para auxiliar uma tomada de decisão e indicar a ferramenta que melhor atendia às necessidades do evento.
Ainda, durante a Assembléia Geral da SBC, os coordenadores do evento socializaram as estratégias utilizadas para organização do evento que uniu os participantes em torno de um ambiente virtual 3D; transmissão ao vivo de um estúdio e muitas salas virtuais controladas por um grande time. Confira o minuto desta apresentação na Figura a seguir.
Ainda, falando de iniciativas brasileiras de compartilhamento de aprendizados em eventos virtuais, a SBC – Secretaria Regional do Rio Grande do Sul promoveu duas edições de lives transmitidas no seu canal do Facebook com o tema: “Relatos de experiência e bate-papo sobre eventos no formato online”.
As lives foram moderadas por Andréa Konzen (Secretária Adjunta da SBC no RS) e Jean Cheiran (Secretário da SBC no RS). A primeira edição dos relatos de experiência ocorreu em Junho de 2020 e contou com a participação dos coordenadores da ERAD/RS, Professor João Lima (UFSM), e do Coordenador da EMicro/SIM 2020, Professor Sandro Sawicki (UNIJUÍ).
A 1a edição do relato de experiência também foi prestigiada com a participação especial do Prof. Raimundo Macêdo (Presidente da SBC) e Prof. Cristiano Maciel (Diretor de Eventos e Comissões Especiais da SBC).
Neste primeiro relato, os participantes discutiram a transição repentina no formato de organização e participação dos eventos agendados durante o início da pandemia e os desafios de adaptação para este novo formato virtual dos eventos.
Na 2ª edição dos relatos de experiência foram quatro convidados: Prof. Igor Wiese, coordenador do CHASE 2020; Prof. Igor Steinmacher, coordenador do ICGSE 2020; Profa. Karina Perez Mokarzel Carneiro, organizadora do INCITEL 2020 e o Prof. Leandro Augusto Frata Fernandes, organizador do IWSSIP 2020. O Prof. Cristiano Maciel esteve novamente presente, representando a SBC.
Durante a conversa, todos socializaram os principais desafios, iniciativas e ações que foram bem recebidas e outras que devem ser melhor planejadas, além de novas oportunidades para os eventos que migraram para o formato virtual. Exemplos positivos que podem ser mencionados são o aumento de formatos adicionais para divulgação dos trabalhos, gerando maior inclusão e alcance do público.
Inspirada nessa mesma ideia, de construir pontes e receber contribuições dos mais de 23 eventos realizados no formato virtual e suportados pela SBC, está sendo criado também o “Guia de Recomendações de como adaptar eventos Presenciais para o Formato Virtual”, um recurso coletivo dos Comitês Organizadores e da Comunidade de Ciência da Computação.
Guia de Recomendações SBC: Como adaptar Eventos Presenciais para o Formato Virtual
O Guia de Recomendações se destina a ser um documento vivo de origem comunitária, cujo principal objetivo é integrar recomendações, experiências e dicas que possam servir como uma orientação básica para os organizadores, participantes e demais envolvidos durante os eventos apoiados pela SBC e também ser um repositório de conhecimento acessível à comunidade da SBC.
Como contribuir? O Guia é um documento orgânico/vivo que utiliza o Google Document para ser construído e versionado. O Guia pode ser acessado no link: “Guia de Recomendações SBC de como adaptar eventos Presenciais para o Formato Virtual”.
Quem pode colaborar?
- Coordenadores de eventos (virtuais) da SBC
- Coordenadores de eventos satélite
- Especialistas em tecnologias online
- Demais interessados que possam colaborar ou se beneficiar do documento
Esse Guia foi idealizado pela professora Leticia Santos Machado e está atualmente em fase de elaboração. O documento começou a ser organizado no primeiro semestre de 2020, quando Leticia, uma das organizadoras do SBSC 2020, se deparou com a possibilidade do evento que reúne a comunidade brasileira de Sistemas Colaborativos não realizar a sua edição no ano de 2020.
Como mencionado, a estrutura do Guia foi inspirada no relatório da ACM. No entanto, a versão proposta está sendo adaptada para o contexto brasileiro e prevê a integração das características culturais, financeiras, institucionais, sociais e demais características dos eventos locais, regionais e nacionais.
O versão atual do documento está organizada em seções que incluem o desenho geral de cada evento, infraestrutura técnica, benchmark de plataformas e ferramentas para interface de comunicação, colaboração e interação síncronas e assíncronas, questões sobre acessibilidade, boas práticas para os novos papéis (mediadores, hosts, web e publicity chairs, etc.), relatos de experiências, além do mapeamento dos eventos realizados em formato virtual em 2020.
Fica aqui o convite aberto para a comunidade acessar o documento e contribuir na elaboração do Guia de Recomendações SBC de como adaptar eventos presenciais para o formato virtual.
A seguir, apresentamos uma figura representando um modelo (template) do Guia com informações gerais sobre um evento virtual.
Convidamos, vocês, pessoas organizadoras de eventos, a fornecerem as informações de seus eventos no Guia. Assim, teremos um panorama histórico dos eventos impactos pela pandemia da COVID-19 e quais resultados gerais da migração desses eventos. Certamente, muitas das lições apreendidas com essas experiências poderão ser usadas pós-pandemia.
Entre as informações do Guia, há um esquema que caracteriza as dimensões gerais para serem consideradas no desenho de um evento virtual. Esse esquema é apresentado na Figura a seguir.
A seguir, apresentamos uma descrição para as principais dimensões de um evento virtual. A descrição na íntegra de cada dimensão pode ser encontrada na versão atual do documento do Guia de Recomendações SBC de como adaptar eventos presenciais para o formato virtual.
Comunicação: crucial para as etapas de pré-evento (planejamento), evento (execução) e pós-evento, uma vez que toda a mediação e conteúdo de um evento virtual estarão distribuídos em plataformas e sistemas de comunicação síncronos ou assíncronos, e em diferentes mídias.
Programação: se refere ao design da programação do evento e é dependente das características de cada evento. No ambiente digital, a dinâmica de organização deve considerar, além do tempo (de tela) dos participantes, a experiência digital para assistir, participar, apresentar, interagir e socializar durante o evento.
Conteúdo: o conteúdo gerado nos seus diferentes formatos/mídias (áudio, texto, imagem, etc.) durante um evento virtual pode ser mantido e recuperado dependendo da decisão dos organizadores para utilização e divulgação online ou offline.
Socialização: a dimensão de maior desafio para um evento virtual pois, aqui concentram-se questões sobre quais as melhores experiências de como criar conexões em um evento virtual.
Essas iniciativas só reforçam a necessidade e oportunidade de construirmos coletivamente o Guia de Recomendação para Eventos Virtuais da SBC. Com essa construção do Guia, além de fornecer um panorama sobre os eventos virtuais interdisciplinares e de computação no Brasil, temos um recurso que auxilia no aprendizado e colaboração para a adaptação/transição de eventos presenciais para o formato virtual.
O Guia também pode servir como uma referência para eventos virtuais e apoiar pedidos de patrocínio e ajuda financeira aos órgãos de fomento de instituições nacionais e internacionais, como ocorre com a chamada de propostas da SIGCHI Development and Chapters Funds, que oferecem recursos para a comunidade SIGCHI (Grupo Especial de Interesse em Interação Humano-Computador da ACM) e utilizam o ACM Report on Virtual Conferences para a tomada de decisão e a solicitação de recursos.
Em 2021, já ocorreram alguns eventos virtuais! Foram 1 evento apoiado, 1 evento em parceria e 2 eventos realizados pela SBC. Você pode conferir os eventos que ainda vão ocorrer consultando o calendário de eventos da SBC.
Também compartilhamos uma última recomendação e lição aprendida: para que não tenhamos sobreposição de eventos, o que pode ser cansativo e até inviabilizar a participação de algumas pessoas, é importante consultar à SBC quando a organização do evento tiver uma data prevista, a qual deve primeiramente levar em consideração o que já está na Agenda da SBC.
Veja com detalhes os Eventos Virtuais já ocorridos em 2021:
Eventos Realizados pela SBC
ERAD/RS (14 a 16/04)
SBSC (12 a 16/04)
Em parceria com a SBC
ICST (14 a 16/04)
Apoiado pela SBC
XII Computer on the Beach 2021 (07 a 09/04)
Sobre as pessoas autoras
Leticia Santos Machado. Pós-doutoranda na Universidade Federal do Pará (UFPA). Embaixadora do Movimento Parent in Science e co-organizadora do SBSC 2021. Lattes: http://lattes.cnpq.br/2910882986298754. Outros Contatos: https://www.linkedin.com/in/leticiasantosmachado/
Andréa Aparecida Konzen. Pós-doutoranda na Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS). Secretária Adjunta Regional da SBC no RS. Lattes: http://lattes.cnpq.br/7292428244352446. Outros contatos: https://www.linkedin.com/in/andr%C3%A9a-konzen-a0abb242
Cristiano Maciel. Doutor em Computação e professor da Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT). Diretor de eventos e Comissões Especiais da SBC e co-organizador do CSBC 2020. Lattes: http://lattes.cnpq.br/5234437367053668.
Jean Felipe Patikowski Cheiran. Doutorando na Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e professor na Universidade Federal do Pampa (Unipampa). Secretário Regional da SBC no RS. Lattes: http://lattes.cnpq.br/9076894715365563.
Deógenes Silva Junior. Doutorando na Universidade Federal do Paraná (UFPR). Editor da coluna Eventologia na SBC Horizontes. Lattes: http://lattes.cnpq.br/0758437549881898. Outros contatos: https://www.linkedin.com/in/dgnsj/.
Como citar esse artigo
Machado, Leticia; Konzen, Andréa Aparecida; Maciel, Cristiano; Cheiran, Jean F. P.; Silva Junior, Deógenes Pereira. Experiências de organização e participação de eventos online. SBC Horizontes, abril. 2021. ISSN 2175-9235. Disponível em: <http://horizontes.sbc.org.br/index.php/2021/01//>. Acesso em: DD mês. AAAA.
